Há várias questões fundamentais a colocar ao avaliar a eficácia da gestão do conteúdo e da documentação associada para os seus casos de utilização (como a gestão de políticas).
- O seu programa de gestão da mudança está bem concebido? Como demonstraria isso a uma parte interessada ou a uma entidade externa?
- O programa é aplicado com seriedade / de boa-fé?
- Como é que se presta contas dos resultados do trabalho realizado?
A solução Archer Document Governance disponibiliza ferramentas para gerir a documentação essencial do seu programa de gestão de políticas e ajuda a reforçar o seu programa no que diz respeito a estas questões.
1: Elementos-chave de um programa bem concebido: controlo e colaboração
Os programas de políticas são dinâmicos, sendo necessárias atualizações contínuas para manter as políticas e os procedimentos atualizados. Um programa bem concebido terá tanto a agilidade como o controlo necessários para a gestão contínua da mudança.
O Archer Document Governance pode ajudar a proporcionar a agilidade e o controlo de que necessita através de:
- Permite a colaboração simultânea nas alterações à documentação – sem necessidade de perder tempo a enviar versões por e-mail ou de correr o risco de um colaborador ficar sem acesso a um ficheiro partilhado na rede
- Sensibilizar as equipas para as alterações na cadeia de aprovação da documentação que gerem
- Fornecer uma visão em tempo real dos pontos em que um documento pode estar atrasado no processo de gestão de alterações
- Documentar as alterações assinaladas em cada versão publicada
- Permitir uma resposta rápida às questões levantadas nas auditorias
2. Promover uma forte cultura de disciplina: reforçar os aspetos positivos e eliminar os obstáculos
Em conjunto com as comunicações da direção e os indicadores de desempenho específicos, a ferramenta certa pode ajudar a simplificar e a demonstrar a aplicação rigorosa do seu programa de gestão de políticas.
O Archer Document Governance pode apoiar a sua cultura de execução através da forma como gere a criação, a gestão e a publicação da documentação essencial para a missão do seu programa. O Document Governance ajuda ao:
- Simplificar através da normalização da criação, gestão e distribuição de políticas e procedimentos
- Configurar os seus fluxos de trabalho de governação e garantir a transparência do processo
- Acelerar a revisão e a aprovação das alterações à documentação
- Funciona como um único sistema de registo para a sua documentação
3. Demonstrar os resultados do programa
A monitorização e a elaboração de relatórios sobre os resultados do seu programa de gestão de políticas envolvem métricas tanto quantitativas como qualitativas. O Archer Document Governance pode ajudá-lo a acompanhar e a demonstrar os resultados do programa através de:
- Facilitar auditorias internas e externas, fornecendo registos detalhados das alterações e comparações com marcações de alterações para comprovar as diferenças entre as versões publicadas
- Relatórios de gestão detalhados, que apresentam tudo, desde os tempos de ciclo da gestão da mudança até análises que identificam onde as aprovações sofrem atrasos, por tipo de documento e por equipa
Contacte-nos para falar com um especialista da Archer sobre a forma como o Archer Document Governance pode apoiar os objetivos do seu programa.
