（ポリシー管理など）ご自身のユースケースにおいて、コンテンツや関連ドキュメントがどの程度適切に管理されているかを評価する際には、いくつかの重要な質問を投げかける必要があります。

  1. 御社の変更管理プログラムは適切に設計されていますか？そのことをステークホルダーや外部関係者にどのように説明すればよいでしょうか？
  2. そのプログラムは真摯に／誠実に実施されているか。
  3. 実施した作業の結果については、どのように報告していますか？

Archerのドキュメントガバナンスソリューションは、ポリシー管理における重要な文書を管理するためのツールを提供し、こうした課題に対するプログラムの強化を支援します。

1: 優れたプログラム設計の鍵となる要素：管理と連携

ポリシープログラムは動的なものであり、ポリシーや手順を最新の状態に保つためには、継続的な更新が必要です。適切に設計されたプログラムには、継続的な変更管理に必要な柔軟性と管理能力の両方が備わっています。

Archer Document Governance は、以下の機能を通じて、お客様が必要とする俊敏性と管理機能を実現します：

  • ドキュメントの変更作業における同時共同作業が可能になります。バージョンをメールでやり取りして時間を浪費したり、共有ネットワークファイルから共同作業者が締め出されてしまうリスクを心配する必要はありません。
  • 各チームに対し、担当する文書の承認フローの変更について周知する
  • 変更管理プロセスにおいて、どの段階で文書の処理が遅延している可能性があるかをリアルタイムで把握できるようにする
  • 公開された各バージョンにおける修正箇所を記録する
  • 監査照会への迅速な対応を可能にする

2. 規律を重んじる強固な文化の醸成：前向きな要素を強化し、障壁を取り除く

経営陣へのコミュニケーションや重点的な業績指標と併せて、適切なツールを活用することで、ポリシー管理プログラムの運用を簡素化し、その着実な実施状況を明確に示すことができます。

Archer Document Governance は、プログラムのミッションクリティカルな文書の作成、ガバナンス、および公開を管理する方法を通じて、実行重視の企業文化を支援します。Document Governance は、以下の点で役立ちます：

  • ポリシーおよび手順書の作成、管理、配布を標準化することで業務を簡素化する
  • ガバナンス・ワークフローの設定と、そのプロセスの透明性の確保
  • 文書変更の審査および承認プロセスの迅速化
  • お客様のドキュメント管理における唯一の記録システムとして機能します

3. プログラムの成果の提示

ポリシー管理プログラムの結果を監視・報告するには、定量的および定性的な測定の両方が必要となります。Archer Document Governance では、以下の方法を通じて、プログラムの結果を追跡し、その成果を実証することができます：

  • 内部および外部監査の円滑な実施、詳細な変更履歴の提供、ならびに公開された各バージョン間の比較（赤線表示）による証拠の提示
  • 変更管理のサイクルタイムから、文書の種類やチームごとに承認が遅延している箇所を分析したものまで、あらゆる情報を網羅した詳細な管理レポート

Archer Document Governance がお客様のプログラム目標をどのように支援できるかについて、Archer の専門家にご相談の際は、弊社までお問い合わせください。