Hay varias preguntas clave que hay que plantearse a la hora de evaluar en qué medida se gestionan adecuadamente el contenido y la documentación asociada para tus casos de uso (como la gestión de políticas).

  1. ¿Está bien diseñado tu programa de gestión del cambio? ¿Cómo lo demostrarías a una parte interesada o a un tercero?
  2. ¿Se aplica el programa con seriedad y de buena fe?
  3. ¿Cómo se informa sobre los resultados del trabajo realizado?

La solución Archer Document Governance ofrece herramientas para gestionar la documentación esencial de su gestión de políticas y le ayuda a reforzar su programa en relación con estas cuestiones.

1: Elementos clave de un programa bien diseñado: control y colaboración

Los programas de políticas son dinámicos y requieren actualizaciones constantes para mantener al día las políticas y los procedimientos. Un programa bien diseñado contará tanto con la agilidad como con el control necesarios para gestionar el cambio de forma continua.

Archer Document Governance puede ayudarte a conseguir la agilidad y el control que necesitas a través de:

  • Permite la colaboración simultánea en los cambios de la documentación: ya no es necesario perder tiempo enviando versiones por correo electrónico de un lado a otro ni correr el riesgo de que un colaborador se quede sin acceso a un archivo compartido en la red.
  • Informar a los equipos de los cambios en la cadena de aprobación de la documentación que gestionan
  • Ofrecer una visión en tiempo real de en qué punto del proceso de gestión de cambios puede haberse producido un retraso en un documento
  • Documentar los cambios marcados en cada versión publicada
  • Permitir una respuesta rápida a las consultas de auditoría

2. Fomentar una sólida cultura de disciplina: potenciar lo positivo y eliminar las barreras

Junto con tus comunicaciones de liderazgo y los indicadores de rendimiento específicos, la herramienta adecuada puede ayudarte a simplificar y demostrar la aplicación rigurosa de tu programa de gestión de políticas.

Archer Document Governance puede contribuir a su cultura de ejecución a través de la gestión de la creación, el control y la publicación de la documentación esencial para su programa. Document Governance le ayuda de las siguientes maneras:

  • Simplificar mediante la estandarización de la elaboración, la gestión y la distribución de políticas y procedimientos
  • Configurar los flujos de trabajo de gobernanza y aportar transparencia al proceso
  • Acelerar la revisión y aprobación de los cambios en la documentación
  • Actúa como un único sistema de registro para tu documentación

3. Demostrar los resultados del programa

El seguimiento y la presentación de informes sobre los resultados de su programa de gestión de políticas requieren mediciones tanto cuantitativas como cualitativas. Archer Document Governance puede ayudarle a realizar un seguimiento y a demostrar los resultados del programa mediante:

  • Facilitar las auditorías internas y externas, proporcionar registros detallados de cambios y comparativas con marcas de edición para aportar pruebas entre las distintas versiones publicadas
  • Informes de gestión detallados, que recogen desde los tiempos de ciclo de la gestión del cambio hasta análisis que muestran dónde se producen retrasos en las aprobaciones según el tipo de documento y el equipo.

Ponte en contacto con nosotros para hablar con un experto de Archer sobre cómo Archer Document Governance puede ayudarte a alcanzar los objetivos de tu programa.