Bei der Bewertung, wie gut die Inhalte und die zugehörige Dokumentation für Ihre Anwendungsfälle (wie beispielsweise das Richtlinienmanagement) verwaltet werden, sollten Sie sich einige wichtige Fragen stellen.

  1. Ist Ihr Change-Management-Programm gut konzipiert? Wie würden Sie dies gegenüber einem Stakeholder oder einem externen Partner nachweisen?
  2. Wird das Programm ernsthaft bzw. in gutem Glauben umgesetzt?
  3. Wie berichten Sie über die Ergebnisse der geleisteten Arbeit?

Die Archer Document Governance-Lösung bietet Tools zur Verwaltung der für Ihr Richtlinienmanagement entscheidenden Dokumente und unterstützt Sie dabei, Ihr Programm in Bezug auf diese Fragen zu stärken.

1: Wesentliche Elemente eines gut konzipierten Programms: Kontrolle und Zusammenarbeit

Richtlinienprogramme sind dynamisch und erfordern laufende Aktualisierungen, um Richtlinien und Verfahren auf dem neuesten Stand zu halten. Ein gut konzipiertes Programm verfügt sowohl über die Flexibilität als auch über die Kontrolle, die für ein kontinuierliches Änderungsmanagement erforderlich sind.

Archer Document Governance kann Ihnen dabei helfen, die erforderliche Flexibilität und Kontrolle zu gewährleisten, und zwar durch:

  • Ermöglicht die gleichzeitige Zusammenarbeit an Dokumentänderungen – so muss keine Zeit mehr damit verschwendet werden, Versionen per E-Mail hin und her zu schicken, und es besteht kein Risiko mehr, dass ein Mitwirkender vom Zugriff auf eine gemeinsam genutzte Netzwerkdatei ausgeschlossen wird
  • Teams über Änderungen in der Genehmigungskette für die von ihnen verwalteten Unterlagen informieren
  • Ein Echtzeit-Überblick darüber, an welcher Stelle im Änderungsmanagementprozess sich ein Dokument möglicherweise verzögert
  • Dokumentation der markierten Änderungen für jede veröffentlichte Version
  • Schnelle Reaktion auf Prüfungsanfragen ermöglichen

2. Eine starke Kultur der Disziplin fördern: das Positive stärken, Hindernisse beseitigen

In Verbindung mit Ihrer Führungskommunikation und gezielten Leistungskennzahlen kann das richtige Tool dazu beitragen, die Umsetzung Ihres Richtlinienmanagementprogramms zu vereinfachen und dessen gewissenhafte Anwendung zu verdeutlichen.

Archer Document Governance kann Ihre Umsetzungskultur fördern, indem es Sie bei der Erstellung, Verwaltung und Veröffentlichung der geschäftskritischen Dokumentation Ihres Programms unterstützt. Document Governance bietet folgende Vorteile:

  • Vereinfachung durch Standardisierung der Erstellung, Verwaltung und Verbreitung von Richtlinien und Verfahren
  • Konfiguration Ihrer Governance-Workflows und Schaffung von Transparenz im Prozess
  • Beschleunigung der Prüfung und Freigabe von Dokumentationsänderungen
  • Dient als zentrale Datenquelle für Ihre Dokumentation

3. Darstellung der Programmergebnisse

Die Überwachung und Berichterstattung über die Ergebnisse Ihres Richtlinienmanagementprogramms erfordert sowohl quantitative als auch qualitative Messungen. Archer Document Governance kann Ihnen dabei helfen, die Programmergebnisse zu verfolgen und nachzuweisen, und zwar durch:

  • Unterstützung bei internen und externen Audits, Bereitstellung detaillierter Änderungsprotokolle und Redline-Vergleiche als Nachweis für die Übereinstimmung zwischen den veröffentlichten Versionen
  • Detaillierte Managementberichte, die alles abdecken – von den Durchlaufzeiten im Änderungsmanagement bis hin zu Analysen, in denen aufgezeigt wird, bei welchen Dokumenttypen und in welchen Teams sich Genehmigungen verzögern

Kontaktieren Sie uns, um mit einem Archer-Experten darüber zu sprechen, wie Archer Document Governance Sie bei der Erreichung Ihrer Programmziele unterstützen kann.